Klokkenluidersregeling en klachten/onregelmatigheden

↑

1. ING KLokkenluidersregeling

De Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen hebben de ING Klokkenluidersregeling goedgekeurd. De ING Klokkenluidersregeling verschaft de mogelijkheid voor elke ING werknemer om zijn of haar klacht, al dan niet anoniem, aan de Reporting Officer te melden, zodat het verantwoordelijke management al het nodige kan doen in het geval van mogelijke overtredingen van interne of externe regelgeving of andere misstanden (inclusief die zaken die betrekking hebben op accounting, interne boekhouding en auditing). De ING Klokkenluidersregeling is van toepassing op alle ING entiteiten.

Het management van de ING-entiteiten is verantwoordelijk voor de implementatie van deze procedure en informeert alle medewerkers dat er een dergelijke procedure bestaat. De afdeling Corporate Compliance Risk Management is verantwoordelijk voor het onderhoud van deze procedure.

↑

1.1 Algemeen

• Klachten kunnen te maken hebben met elke mogelijke schending door een ING werknemer van externe of interne regelgeving, zoals bedoeld in de ING Business Principles, of elke accounting of auditing procedures, inclusief mogelijke onregelmatigheden van een algemene, operationele en financiële aard in de onderneming.
• Als de ING Klokkenluidersregeling strijdig is met enige toepasselijke lokale wet, dan prevaleert de lokale wet.
• Het management van ING entiteiten zal ervoor zorg dragen dat de ING Klokkenluidersregeling voorhanden is en bekend is bij alle medewerkers.
• Het management van ING entiteiten zal de compliance officer aanwijzen als Reporting Officer, tenzij het management daar anders over beslist.
• De Reporting Officer zal het management assisteren bij de invoering van onderhavige regeling en is vooral verantwoordelijk voor het ontvangen van klachten en het uitvoeren van een voorlopige onderzoek.

↑

1.2 Klachten en incidenten

• Een klacht kan worden gemeld bij de Reporting Officer van de ING entiteit waar de klokkenluider werkzaam is. Als de bij de klacht betrokken ING entiteit niet dezelfde entiteit is als waar de klokkenluider werkzaam is, kan de klacht worden gemeld bij de Reporting Officer van de betrokken entiteit.
• De Reporting Officer van de betrokken entiteit zal een voorlopig onderzoek uitvoeren, zodra hij een klacht van een klokkenluider heeft ontvangen.
• De Reporting Officer zal een binnengekomen klacht met het management van de betrokken entiteit bespreken.
• De Reporting Officer zal zich wenden tot het management van het volgende (hogere) niveau als het management zelf onderwerp van de klacht is.
• De klokkenluider zal zijn klacht rapporteren aan de Reporting Officer van het volgende (hogere) niveau als de compliance officer zelf onderwerp van de klacht is of als de klokkenluider ontevreden is met de voortgang of de uitkomst van het onderzoek.
• De Reporting Officer zal het management adviseren de klacht terzijde te leggen als uit zijn onderzoek geen grond blijkt voor de klacht.

Als het voorlopig onderzoek serieuze indicaties geeft van mogelijke schending van interne of externe regelgeving of andere onregelmatigheden, dan zal het management de klacht rapporteren aan Corporate Special Investigations (CSI). CSI en Corporate Legal, and Group Compliance Risk Management zullen beslissen hoe het onderzoek uitgevoerd dient te worden, na raadpleging van het management van de betrokken entiteit of het management van het volgende (hogere) niveau als het management van de betrokken entiteit onderdeel is van het onderzoek. Het onderzoek en de afwikkeling van een dergelijk incident dient te worden uitgevoerd overeenkomstig de ING Group Investigation Policy.

• De klokkenluider ontvangt algemene informatie over de voortgang van het onderzoek (en de uitkomst) tenzij de klokkenluider daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de klokkenluider of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de klokkenluider niet te informeren.

↑

1.3 Rapport voor de Audit Committee

• De Reporting Officer zal het resultaat van de onderzoeken en vereffeningen van alle klachten rapporteren aan de Reporting Officer van het volgende hogere niveau. De Reporting Officer van ING Groep N.V. zal het totaal van deze rapporten samenvatten voor de Audit Committee van ING Groep N.V.. Deze rapporten zullen elk kwartaal worden opgesteld en zullen de identiteit van de klokkenluider niet vermelden.

↑

1.4 Rapport voor de voorzitter van de Raad van Commissarissen

• De Reporting Officer zal elke klacht over leden van de Raad van Bestuur van ING Groep N.V. en leden van de Raad van Commissarissen van ING Groep N.V. rapporteren aan de Reporting Officer van ING Groep N.V.. De Reporting Officer van ING Groep N.V. zal de klacht rapporteren aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen van ING Groep N.V.. Als de voorzitter van de Raad van Commissarissen van ING Groep N.V. onderwerp is van de klacht dan zal de Reporting Officer de klacht rapporteren aan de vice-voorzitter van de Raad van Commissarissen van ING Groep N.V. of bij diens ontstentenis de commissaris met de meeste dienstjaren bij ING Groep N.V.

↑

1.5 Overzicht van alle activiteiten

• De Reporting Officer houdt een overzicht bij van al zijn activiteiten, rapporten en ontvangen informatie.
• Alle rapporten gemaakt door de Reporting Officer zullen anoniem zijn, behalve die rapporten die hij zelf onder zich houdt.

↑

2. Vereisten ING Klokkenluidersregeling

↑

2.1 Toegankelijkheid

Alle medewerkers moeten eenvoudig (inclusief anoniem) toegang hebben tot de Reporting Officer.

Het adres en telefoonnummer van de Reporting Officer moeten openbaar zijn. Personen die mondeling hun klacht willen melden moeten in staat zijn om de Reporting Officer in vertrouwen te kunnen bezoeken. Externe locaties kunnen hiervoor worden gebruikt, als dat nodig is.

Om de klokkenluider aan te moedigen zijn klacht te melden zonder angst voor represailles, dient het management te zorgen voor een mogelijkheid voor de klokkenluider om anoniem zijn klacht te melden (bijvoorbeeld door het faciliteren van een anoniem telefoonnummer om anoniem de klacht aan de Reporting Officer te melden). Het management moet ervoor zorgen dat de vertrouwelijkheid van de klokkenluider en van zijn klacht zijn gewaarborgd als gebruik wordt gemaakt van de gefaciliteerde anonieme mogelijkheid.

↑

2.2 Represailles

Klokkenluiders die handelen overeenkomstig de ING Klokkenluidersregeling kunnen hun klacht melden zonder dat zij daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen.

De Raad van Bestuur van ING Groep N.V. staat ervoor garant dat klokkenluiders die handelen overeenkomstig de ING Klokkenluidersregeling, in staat zijn om hun klacht te melden zonder dat zij door het klokkenluiden hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen.

Represailles als gevolg van klokkenluiden wordt beschouwd als een ernstige schending van de ING Klokkenluidersregeling, in welk geval passende actie zal worden ondernomen om de arbeidsrechtelijke positie van de klokkenluider te beschermen.

↑

2.3 Anonimiteit

De Reporting Officer zal nooit de naam van de klokkenluider openbaren, tenzij de wet hem hiertoe verplicht.

Als op enig moment de Reporting Officer op grond van de wet verplicht wordt de naam van de klokkenluider te openbaren, zal de Reporting Officer de klokkenluider hiervan onmiddellijk en voordat openbaring van de naam van de klokkenluider plaats vindt op de hoogte stellen, tenzij de Reporting Officer rechtsgeldige redenen heeft om dat niet te doen.